前回の「英語メールを書くためのコツ(1)」の続きです。今回も、前回同様、おいらが良いと思っているやり方です。（賛否両論あると思いますが、ご参考まで）
リプライを促す：電話をする
日本語でメールを書いてもリプライが無い場合もしばしば。このような場合、リプライをもらうためにどのようなアクションを行っていますか？
基本的には英語のメールでも同じです。良くある手が実際に電話をするケース。英語が話せなければどうしようも無いですが、英語でメールが書けるのですからぜひともチャレンジしてみて下さい。
多くの場合は、海外の人とやりとりする場合には時差があります。ですので、相手に電話をかけても、その相手はすでに会社にはいないでしょう。この場合こそ、ボイスメール（留守番電話機能）にメッセージを残します。
メッセージを残すと分かっている場合、話す内容を作成してしまえばよいのです。それをメッセージを残す段階で読み上げます。それだけです。ボイスメールに残すと相手の注意度があがりますので、リプライの可能性があがります。
リプライを促す：空メール
リプライを促すときに、「この件はどうなりましたか？」と普通に書くだけなら、ここで紹介する意味ないですね（笑）。ですので、もう少し特殊なやり方を紹介したいと思います。
おいらも受け取った事があるのですが、それは単なるリプライの空メールを送る方法です。自分が相手に対して送信したメールに、何も書かずにリプライします。
もちろんオリジナルのメールに、テーマと相手にしてもらいたいアクションが明確に書かれている必要があります。
これ、一見乱暴なやり方に見えますが、意外にも、結構リプライもらえたりします（笑）。しかし、何度も使ったり、かなり上の方にやると失礼になる場合があるので、注意も必要です。
郷に入っては郷に従う
国際的なやりとりをする場合には、相手の文化にも気を使う必要があります。経験上、Thank you
・日本、韓国、中国などの北アジア系の人から発信されたメール
・上記以外の方から、反論、皮肉や、追加の質問や要求が入っている場合
に多くみられます。
もちろんThank You から始まるメールがダメである、と言っているわけではなく、緩急をつけたメールを送る事も必要ですね。本当に心からThank you と言いたい時に効き目が薄れてしまいます。
特に北米や東南アジア系の人からだと、社外の人とのやりとりでも、誰宛など書かずに、ストレートに要件が一行で本文に書かれていたりする場合もあります。
こういう文化の人とやりとりする場合、ご丁寧に文章作成する必要もないでしょう。。（いや、先方もそれで良いと思っているので、、、OKかと）。こちら側の時間も節約できます。
発散気味になる話を集約する
メールでやりとりしていると、一つのメールなのにいくつかの話題が展開されてしまう事があります。こうなると、どれかの話題はモレがちです。
メールで引き続きやりとりをする場合には、箇条書きにして整理すると相手には分かりやすいでしょう。でも、その話題に対してリプライが忘れられる事もあります。
やっぱり、この場合には電話ですね。電話会議を設定してでも、電話で片づける事をお勧めしたいです。
--
と、いろいろ書いていくと、結局海外の人とやりとりするときには、メールだけでなく電話を併用した方が圧倒的に便利である事が分かりますね。日本人同士でも、メールだけのやりとりで全てのビジネスがスムーズに進むとも限りません。
外資で働くためには、少なくとも英語で会話出来る事が必須になってしまうと思われます。。。
コメントする