外資で働くと英語のメールが頻繁に増えます。最近では、別に外資系企業でなくても、ある程度は英語でメールをやり取りする機会が増えていると思います。自分自身も結構今でも苦労していますが、いくつかは自分自身の経験からコツが分かってきました。そこで、今回は英語メールのやり取りをするコツをいくつか紹介したいと思います。（賛否両論あると思いますが、ご参考までに）
ほんのちょっとした努力だけでも、英語で書くメールが相手に理解してもらいやすくなり、コミュニケーションがスムーズになります。
さてまずは、注意しなくてはならない事から。
1. スペルチェックを忘れない
必ず英語でメールを書いたら、メーラー（メールソフト）のスペルチェック機能を使って、単語のスペルチェックをしましょう。自分の使っているメーラーにスペルチェック機能がなければ、いったんマイクロソフトのWordあたりで仕上げるのも手です。Wordにはスペルチェックの機能がありますので、それを有効活用します。
そもそも、スペルを間違えるととんでもない意味になる事がありますので、注意です。
2. 必ず送る前に読み返す
一度送る前に、自分でもしっかり意味が読み取れる英語になっているかをチェックします。そもそも英語でメールを書くときは、時差もあるし、あまりリアルタイムでのレスポンスを期待していなかったりします。そういう場合には、一度書き終わったメールを寝かしておく（保存して放置しておく）のも手です。しばらく時間が経ったあとで読み返してみましょう。
3. できるだけ一つの文章を短くする。
一つの文章が短い方が理解しやすいのは日本語もほぼ同じです。できるだけ一つの文章を短く書くようにしてみましょう。AndやOrで文章をつなぐときには特に要注意です。何がand/orでかかっているのか分かりにくくなります。こういう場合には、箇条書きにしてしまう事をお勧めします。間違いなく読みやすいし、こちらの主張をしっかり理解してもらえると思います。
4. 全体を簡潔にする
第二外国語だからゆえに、要点を簡潔にまとめて、できるだけ全体の文章を短くします。そもそも日本語で長いメールが来たら、一瞬読むのをためらってしまいますよね。英語圏の人にとって、英語のメールであっても長ければ同じ感覚を持つでしょう。ましてや母国語でない人が書いている場合、長文メールは余計に苦痛ですね。
こういう場合、いったん日本語で要点をまとめ、文章全体を凝縮する事も考慮にいれてみましょう。その上で、英語に直して簡潔な文章に仕上がります。
5. 言いたい事や結論をタイトル（件名）と書き出しに凝縮する
海外では、ブラックベリーでメールを読む事が非常に多いです。ブラックベリーはスマートフォンと呼ばれる携帯端末の一つです。この場合、一度にディスプレイに映る文字数がパソコンに比べて少なくなります。こうした場合、件名とメールの最初の方だけ読んで、重要かそうでないか判断されてしまう事があります。（中には、タイトルだけで文章の中身が空のメールもよくあるくらいです。）
後ほど電話で催促するときにも、「こういう件名のメールでこういう内容」と言えるので、言いたい事や結論をメールの最初に書く事をお勧めします。
同様のテクニックで、いくつかの話題（トピック）を一つのメールに入れないというのがあります。２つテーマを織り交ぜたら、国や文化によっては、適当にどっちかにしかリプライしてこない事があります。
＃続きは「<a href="http://caeric.com/blog/2010/01/writing-eng-emails-2.html">英語メールを書くためのコツ(2)</a>」で。
コメントする